La conservation des papiers importants est une affaire qui concerne tout le monde. Quelles que soient votre activité professionnelle et vos situations sociales, vous recevez forcément des documents importants que vous devez garder soigneusement. Découvrez comment faire cette conservation.
Conservation des documents originaux au format papier
En entreprise comme à domicile, certains documents reçus ou produits peuvent être au format papier. La règle pour leur conservation est simple. Il faut les garder sous leur forme d’origine. Cela dit, vos factures, vos contrats d’assurance, vos quittances de loyer, vos courriers et tous les documents qui vous concernent peuvent simplement être conservés sous leur forme d’origine. Après, il importe de prendre des dispositions pour les garder dans de bonnes conditions de sécurité. Vous devez aussi vous renseigner sur la durée de conservation de chaque type de document afin de respecter les dispositions légales. Le tableau récapitulatif des papiers à conserver met en avant chaque type de papier et la durée de conservation qui convient.
Conservation des documents originaux transmis par internet
À l’ère du digital, ce n’est pas surprenant que vous receviez des documents par internet. C’est notamment le cas des avis d’impositions qui sont envoyés de plus en plus en version dématérialisée. Vous pouvez décider de les conserver dans leur format numérique. Cela veut donc dire que vous n’avez pas besoin de les imprimer.
Les documents nativement numériques ont la même valeur juridique que les documents originaux papier. Par contre, la copie papier d’un document dont l’original est numérisé est considérée comme une simple copie. Aussi, il est bon de noter que la durée de conservation des documents numériques est la même que leurs équivalents en papier.
Externalisation de la conservation de ses documents papiers : une option intéressante
Pour la conservation et l’archivage des documents papiers de votre entreprise, l’externalisation peut être la meilleure option. Car ces tâches engagent beaucoup de temps et de moyens. Il est notamment indispensable de nommer un responsable, de s’équiper d’un certain nombre de rangements et d’y consacrer un local. Pour gérer les coûts et gagner du temps, il est bien pensé de faire appel à un prestataire qui se chargera de collecter, trier, classer et stocker les documents.
Notez aussi que l’externalisation permet de bénéficier d’une étude personnalisée du fonds d’archives de l’entreprise. Cela favorise une bonne définition de ses besoins en matière de volume de stockage, de fréquence de consultation et de types de documents.
Le prestataire intervient pour définir la procédure d’archivage des documents. Ensuite, il les conserve dans des solutions de rangement adaptées sur des sites de conservation. Ces espaces répondent aux normes réglementaires ainsi qu’aux techniques relatives à la procédure d’archivage des documents. Le prestataire veille également à mettre en place un système permettant à l’entreprise d’avoir accès facilement à ses archives quand elle le souhaite. Et à la fin de la durée légale de conservation, c’est lui qui s’occupera de la destruction des archives.
Solutions de conservation des documents numériques
De nombreuses solutions existent pour la conservation des documents numériques de votre entreprise. Les plus en vue sont les suivantes :
Le disque dur externe : l’ajout de cette solution à son ordinateur est une bonne idée pour sauvegarder ses documents. En effet, si un problème survenait, les données seraient récupérées. Les disques durs externes sont proposés en une diversité de tailles et de vitesses. Pour leur installation, il faut simplement les brancher à l’ordinateur, comme on le fait avec une clé USB. Certains modèles ont la particularité de se connecter par WIFI.
Le Cloud : c’est la solution la plus facile, et aussi la moins chère, pour la conservation des fichiers numériques. Le Cloud est un nom donné à un service de stockage de fichiers informatiques en ligne via des serveurs ultra sécurisés qui sont, eux-mêmes, sauvegardés.
Le coffre-fort numérique : il s’agit d’un espace de stockage en ligne que l’entreprise peut utiliser pour déposer ses documents numériques les plus importants. Par exemple, elle peut y garder des pièces d’identité, des bulletins de salaire, des factures et des relevés bancaires. Le fonctionnement du coffre-fort numérique ressemble à celui du Cloud. Toutefois, le coffre-fort numérique répond à des normes plus exigeantes en matière de sécurité et de pérennité des données. En outre, la loi intervient pour encadrer les règles de récupération des documents en cas d’arrêt du service. Aussi, il est bon de noter que le coffre-fort numérique ne permet pas le partage des documents ainsi que l’ajout rapide de fichiers, comme c’est le cas dans le Cloud.
