La réalisation d’un projet de GED permet de stocker, de classer et d’archiver des documents dans un même logiciel. Cela favorise l’amélioration de la recherche documentaire, la bonne gestion des données ainsi que le suivi parfait des documents tout au long de leur cycle de vie. Aussi, le lancement d’un projet de GED augmente la productivité des collaborateurs de l’entreprise. Découvrez comment réaliser un tel projet.
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De bonnes raisons de lancer un projet de GED
Une entreprise ou une collectivité a intérêt à mettre en place une GED pour de nombreuses raisons. D’abord, le fait d’utiliser un système électronique pour la gestion de ses documents et ses données permet de réaliser des économies. Car l’organisation n’aura plus à faire face à des couts liés à l’utilisation du papier qui sont parfois importants. Ensuite, le lancement d’un projet de GED favorise un gain de temps du fait de l’automatisation de certains processus, comme le partage d’une facture au service comptable. Notez également qu’en dématérialisant vos documents et vos processus métier, vous créez les conditions d’un bon travail collectif, d’une excellente communication interne et d’une parfaite mobilité professionnelle. En outre, l’archivage numérique que la GED permet de faire simplifie la recherche documentaire et facilite le respect de la durée légale de conservation en fonction du type de fichier. Découvrez tout du fonctionnement et avantages de la GED afin de vite entamer des démarches pour que votre organisation en profite.
Définition du projet de GED selon les besoins de votre entreprise
Pour être sûr de profiter pleinement de votre projet de GED, celui-ci doit être lancé en tenant compte des besoins de votre entreprise. A ce propos, de nombreux éléments doivent être considérés.
Il est ainsi nécessaire de prendre en compte la quantité et la nature des documents électroniques concernés par le projet, comme les factures clients et les contrats. Aussi, il est indispensable de se pencher sur le stockage des documents, notamment sur l’importation des fichiers et la numérisation des documents papier. En outre, la façon de procéder pour le classement et l’indexation des fichiers doit être prise au sérieux afin de faciliter la recherche documentaire.
Notez également qu’il est important qu’une réflexion soit menée en amont en ce qui concerne la gestion des documents. Il sera question de définir les droits d’accès, les modalités de modification, de suivi, d’échanges entre utilisateurs et d’archivage.
Vous songerez probablement à solliciter les services d’une entreprise éditrice d’un logiciel de gestion documentaire pour le pilotage de votre projet de GED. Si c’est le cas, ce serait bon de demander un audit pour une familiarisation avec les fonctionnalités existantes et la mise en place d’un système de GED cohérent. Seront pris en compte tout l’environnement numérique de votre organisation et la gestion des flux de documents voulue.
Une GED adaptée mise en place
La finalité de la prise en compte de vos besoins est de mettre en place une GED adaptée à votre entreprise. Selon les données recueillies et des avantages attendus, il est possible de démarrer une période de test. Cela permet de mesurer l’impact des changements à venir dans les processus métier et dans la façon de traiter les informations. Par la suite, des ajustements peuvent être faits sur le contenu exact du logiciel de GED afin de sélectionner la solution de dématérialisation qui convient le plus. Il est possible de miser sur un logiciel GED par service ou plutôt d’opter pour un seul outil pour toute l’entreprise.
Création de fonctionnalités de GED selon les besoins des utilisateurs
Pour la mise en place d’un bon projet de GED, il est indispensable de créer un système numérique dont les fonctionnalités répondent parfaitement aux problématiques de vos collaborateurs. Le travail de chaque service doit donc être pris en compte, de même que l’avis de chaque utilisateur. Car la GED est censée créer avant tout les conditions d’un bon travail collaboratif.
Garantir la sécurité des données
En outre, la sécurité des données doit être au cœur du déploiement d’un plan de GED. Le logiciel utilisé peut embarquer diverses procédures technologiques pour la protection des informations de votre entreprise. Il y en a pour la gestion des droits de lecture de modification ou de suppression d’un document selon l’utilisateur. Il en existe aussi permettant la traçabilité des flux de documents et la gestion de chaque étape de leur cycle de vie. La sécurité des données est extrêmement importante dans le lancement d’un projet de GED.
